GetBack logo

Masz pytania? Zadzwoń lub napisz!

+48 800 600 700

71 771 01 00

kontakt@getbacksa.pl

Polityka przetwarzania danych osobowych

Wprowadzenie

Zachęcamy do zapoznania się z podstawowymi informacjami na temat przetwarzania danych osobowych przez Getback S.A. w restrukturyzacji („Getback”).

Niniejsze oświadczenie określa, w jaki sposób zabezpieczamy prawa i wolności osób, których dane osobowe dotyczą
i w jaki sposób kontrolujemy ich przetwarzanie, m.in. podczas nabywania wierzytelności, prowadzenia windykacji,
a także w innych procesach, np. rekrutacji pracowników lub wypełniając obowiązki nakładane na Getback przez podmioty nadzorujące naszą działalność.

Istotne dla nas jest aby każda osoba, której dane przetwarzamy była świadoma: w jakim celu i jakie jej dane przetwarzamy, dlaczego to robimy i jakie prawa jej przysługują.

Niezależnie od podstawy przetwarzania danych osobowych, rodzaju danych oraz wykonywanych operacji przetwarzania, dane osobowe w Getback są zawsze odpowiednio zabezpieczone.

Niniejsze oświadczenie ma wyłącznie charakter informacyjny. W szczególności, nie stanowi ono realizacji obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

Procesor i Administrator

W przypadku usług świadczonych przez Getback na rzecz Klientów zewnętrznych działamy wyłącznie jako podmiot przetwarzający (Procesor), zarządzając wierzytelnościami i powiązanymi z nimi danymi osobowymi na polecenie naszych Klientów (Administratorów Danych Osobowych) będących głównie Funduszami inwestycyjnymi inwestującymi w wierzytelności odkupowane od wierzycieli pierwotnych. Informacja o aktualnym Administratorze Danych Osobowych, znajduje się zawsze w korespondencji windykacyjnej kierowanej z Getback do osób zadłużonych.

W innych przypadkach, takich jak: procesy windykacyjne na rachunek własny, rekrutacja oraz późniejsze procesy kadrowo-płacowe, a także przy realizacji umów z kontrahentami czy wywiązywaniu się z obowiązków nałożonych na Getback przez przepisy obowiązującego prawa, Getback przetwarza dane osobowe jako autonomiczny Administrator Danych Osobowych.

Getback respektuje prywatność wszystkich osób, których dane przetwarza, niezależnie od tego czy przetwarza dane osobowe we własnym zakresie, czy w imieniu innych podmiotów.

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe osób zadłużonych przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratorów Danych Osobowych związanych z dochodzeniem roszczeń z tytułu prowadzonych przez nich działalności gospodarczych, a także w celu zarządzania sekurytyzowanymi wierzytelnościami na rzecz funduszy inwestycyjnych, które znajdują uzasadnienie w art. 6 ust. 1 pkt f) RODO oraz art. 193 Ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi.

W zakresie obsługi zadłużenia możemy także przetwarzać dane osób, które nie były bezpośrednio związane z zadłużeniem, ale w toku jego obsługi stały się właściwe do kontaktu ze strony Getback z uwagi na ich występowanie jako interesantów zadłużenia (np.: spadkobierców, pełnomocników, kuratorów, itp.). 

Getback gromadzi i przetwarza dane osobowe potencjalnych kandydatów do pracy, realizując procesy rekrutacyjne na własne potrzeby lub wspierając pozostałe spółki Grupy Kapitałowej Getback w tych procesach. W takim przypadku przetwarzanie danych osobowych opieramy na  art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w nawiązaniu do art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w przypadku zakresu danych wymaganych przed i przy zatrudnieniu. Szerszy niż wskazany w Kodeksie pracy zakres danych, chęć udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez Getback, wymaga udzielenia zgody w oparciu o art. 6 ust. 1 lit a) RODO.

Przetwarzamy także dane osobowe osób odwiedzających biura Getback, realizując nasz uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, polegający na prowadzeniu monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, sprawowania kontroli nad powierzonym mieniem oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Getback na szkodę lub odpowiedzialność cywilną, administracyjną lub karną.

Dane osobowe Kontrahentów Getback gromadzi i przetwarza na podstawie zawartych umów współpracy,
a przetwarzanie danych osobowych opieramy na  art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a także art. 6 ust. 1 lit c) RODO w zakresie przetwarzania danych w celu realizacji obowiązków nałożonych na Getback przez przepisy prawa, np.: Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości lub Ustawę z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przetwarzane przez Getback dane osobowe są także niezbędne dla obrony ewentualnych roszczeń prawnych lub do uzyskania tytułów wykonawczych i prowadzenia innych działań windykacyjnych. Wykorzystujemy dane osobowe także w celu zapewnienia dobrych praktyk windykacyjnych, np. poprzez nagrywanie rozmów telefonicznych  I identyfikację rozmów prowadzonych z niezgodnie z przyjętymi przez Getback standardami.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Dane osobowe w Getback są zawsze przetwarzane w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celu przetwarzania.

Dane osobowe osób zadłużonych ograniczone są do danych niezbędnych do skutecznej obsługi zadłużenia, nadzorowania terminów spłaty, sporządzania propozycji spłat ratalnych uwzględniających możliwości finansowe oraz sytuację osobistą. Przetwarzamy zatem: dane identyfikacyjne (imiona i nazwisko, PESEL, numer dokumentu tożsamości) oraz dane teleadresowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres mail), a także informacje finansowe, takie jak historia dotychczasowych płatności zadłużenia, dane dotyczące aktualnego salda, odsetek oraz dodatkowych opłat składających się na zadłużenie, a także informacje zgromadzone w dokumentach przekazanych przez wierzycieli pierwotnych, z których wynika zadłużenie i które stanowią podstawę prowadzenia obsługi zadłużenia. Aby lepiej zrozumieć sytuację dłużnika i podjąć świadomą decyzję dotyczącą proponowanych scenariuszy dla spłaty zadłużenia, posiadamy także informacje przekazane przez osoby zadłużone a dotyczące przyczyn braku spłaty, czyli informacje o sytuacji finansowej dłużnika, problemach związanych z pracą, itp.. Ten sam zakres danych może być także właściwy także dla innych osób, których może dotyczyć dane zadłużenie (np.: spadkobierców, pełnomocników, kuratorów, itp.). 

Jeżeli nie jest to wymagane do wniesienia, realizacji lub obrony roszczeń prawnych, nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (często nazywanych „danymi wrażliwymi”), do których należą dane o rasie lub narodowości, poglądach politycznych, wyznaniu, światopoglądzie, przynależności związkowej, a także informacje dotyczące zdrowia, czy życia seksualnego, orzeczeń o ukaraniu i mandatach karnych. 

Standardowa ścieżka obsługi zadłużenia nie wymaga przetwarzania przez Getback danych wrażliwych, dlatego też uprzejmie prosimy o nie przesyłanie dokumentów zawierających tego typu informacje oraz nie przekazywanie ich drogą telefoniczną naszym konsultantom, o ile nie są one niezbędne w danej sytuacji.

W przypadku pracowników Getback zakres przetwarzanych danych osobowych określają przepisy prawa, w szczególności Kodeks Pracy i rozporządzenia wykonawcze. Zakres ten może być rozszerzony o dokumentację zawierającą informacje o historii kariery zawodowej, ukończonych kursach i umiejętnościach, znajomości języków obcych, wyciągi z rejestrów prowadzonych przez uprawnione organy, jeżeli takie zaświadczenie jest wymagane na obejmowanym stanowisku.

W przypadku naszych Kontrahentów przetwarzamy dane w celu zapewnienia możliwości bieżącego komunikowania się, więc zakres danych jest ograniczony do imion i nazwiska, nazwy stanowiska oraz danych kontaktowych, najczęściej takich jak: adres korespondencyjny, numer telefonu i adres e-mail, a także danych finansowych w postaci numeru konta. Podanie szerszego zakresu danych, np. uzupełnionego o  dane identyfikacyjne (PESEL lub jego odpowiednik, numer dokumentu tożsamości) może być obligatoryjne, jeżeli relacje pomiędzy Getback a kontrahentem wymagają przeprowadzenia badania Know Your Customer (KYC) w celu zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Powierzanie lub udostępnianie danych osobowych

Zgodnie z przepisami prawa i zawsze na podstawie pisemnej umowy powierzamy dane osobowe naszym dostawcom, zajmujących się wsparciem windykacji należności, świadczeniem usługi skanowania, archiwizowania i niszczenia dokumentów, obsługą wydruków masowych, wzbogacaniem baz danych dostarczaniem usługi IT, świadczeniem usług doradczych, audytowych, księgowych, pocztowych i kurierskich, jak również biegłym rewidentom w związku z audytem. Przed podpisaniem umowy każdy nasz dostawca jest sprawdzany pod kątem bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

Udostępniamy również dane osobowe podmiotom zobowiązanym lub uprawnionym do sprawowania nadzoru nad działalnością Getback lub Administratora Danych Osobowych oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązującego prawa takich jak przeciwdziałanie, monitorowanie i dokumentowanie przypadków oszustw, prania pieniędzy oraz innych przestępstw, a także z uwagi na obowiązki Getback wobec organów podatkowych na żądanie lub w trakcie kontroli przeprowadzanej przez te podmioty.

Dostęp do danych osobowych będą mieli nasi pracownicy i współpracownicy, jednakże tylko po złożeniu zobowiązania do zachowania ich w poufności i w najwęższym możliwym zakresie uzasadnionym wykonywanymi obowiązkami.

Okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe w Getback  są przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone i celów wynikających z przepisów prawa.

Dane osobowe osób zadłużonych będą przetwarzane przez Getback przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu wierzyciela, będącego jednocześnie Administratorem Danych Osobowych, tj. najczęściej do czasu zaspokojenia jego roszczeń, a po ich zaspokojeniu przez okres wyznaczony okresem przedawnienia roszczeń, przepisami skarbowymi lub innymi przepisami prawa obligującymi Getback do utrzymywania danych po okresie obsługi wierzytelności.

Dane osobowe kandydatów do pracy będą przetwarzane przez okres rekrutacji na dane stanowisko, a po jego zakończeniu przez okres 3 miesięcy, w przypadku niekorzystnego rozstrzygnięcia rekrutacji dla osoby, której dane dotyczą. Podstawą dłuższego przetwarzania danych osobowych, także po negatywnym zakończeniu rekrutacji, może być zgoda osoby, której dane dotyczą na udział w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez Getback. W takim przypadku dane osobowe kandydata będą przetwarzane do czasu odwołania zgody udzielonej przez kandydata, chyba że podejmiemy decyzję o wcześniejszym usunięciu danych osobowych ze zbioru potencjalnych kandydatów.

Dane osobowe osób, które pozytywnie ukończyły proces rekrutacji zawierają się w zbiorze pracowników. Przetwarzane danych osobowych w tym zbiorze uwarunkowane jest przepisami Kodeksu pracy i odbywać się będzie przez cały okres zatrudnienia, a po jego ustaniu przez 10 lat po roku, w którym ustał stosunek pracy.

Dane osobowe Kontrahentów związane realizacją umów będą przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż wynikający z prawnie uzasadnionego interesu prawnego, np. do dnia rozwiązania łączącej nas umowy i/lub do ostatniego dnia ustawowego terminu przedawnienia, ponieważ dane osobowe mogą być niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, a także w celach dowodowych na potrzeby kontroli skarbowych.

Aby zabezpieczyć ciągłość świadczenia usług zarządzania wierzytelnościami a także sprostać wymaganiom prawa w zakresie niezakłóconego funkcjonowania, w Getback sporządzamy kopie zapasowe danych wg. sformalizowanych polityk, zatem dane osobowe mogą być także przez pewien czas przetwarzane archiwalnie w kopiach zapasowych. Dane osobowe będą trwale usunięte z kopii zapasowych jeżeli ustanie cel i okres przetwarzania w systemie podstawowym a kolejna kopia zapasowa zostanie nadpisana. 

Prawa osób, których dane dotyczą

Prawo dostępu

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane w Getback, jest uprawniona do uzyskania informacji o swoich danych osobowych, w tym informacji o tym:

•                     Jaki jest cel przetwarzania?

•                     Jakie kategorie danych osobowych są przetwarzane?

•                     Komu przekazywane są dane osobowe?

•                     Jak długo dane osobowe będą przechowywane?

•                     Jakie inne prawa przysługują jej w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

•                     Skąd zostały pozyskane dane osobowe?

•                     Czy przetwarzanie danych osobowych obejmuje automatyczne podejmowanie decyzji (tzw. profilowanie)?

Więcej informacji na temat prawa dostępu do danych można odnaleźć w art. 15 RODO.

Prawo do sprostowania danych

Jeśli dane osobowe przetwarzane w Getback są nieprawidłowe, to osoba, której dane dotyczą może żądać ich  poprawienia, a jeżeli są niekompletne może żądać ich uzupełnienia.

Więcej informacji na temat prawa do sprostowania danych można odnaleźć w art. 16 RODO.

Prawo do usunięcie danych („Prawo do bycia zapomnianym”)

Jeżeli okaże się, że w Getback przetwarzane są dane osobowe w sposób niezgodny z prawem, np. dłużej niż to konieczne, to osoba której dane dotyczą może wnieść o usunięcie tych danych.

Więcej informacji na temat prawa do usunięcia danych można odnaleźć w art. 17 RODO.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Z ważnych przyczyn, np. kwestionowanie legalności przetwarzania danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych. Ograniczenie może polegać, np. na wstrzymaniu aktywnego przetwarzania danych osobowych do czasu rozstrzygnięcia wniosku, np. o legalności przetwarzania danych osobowych.

Więcej informacji na temat prawa do ograniczenia przetwarzania danych można odnaleźć w art. 18 RODO.

Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli w Getback przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody lub zawartej z Getback umowy to osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania, aby jej dane osobowe zostały przekazane do innego podmiotu. Należy pamiętać, że to uprawnienie może być realizowane przez osobę fizyczną wobec Administratora Danych Osobowych, a nie w każdym przypadku Getback nim jest.

Więcej informacji na temat prawa do przenoszenia danych można odnaleźć w art. 20 RODO.

Prawo do sprzeciwu

Jeżeli osoba, której dane dotyczą uważa, że Getback nie ma prawa przetwarzać jej danych osobowych, może wnieść sprzeciw. W takiej sytuacji wolno nam kontynuować ich przetwarzanie tylko wówczas, jeżeli potrafimy wykazać, że nadrzędne jest dalsze przetwarzanie wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Jednak zawsze Getback może przetwarzać dane osobowe, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Więcej informacji na temat prawa do ograniczenia przetwarzania danych można odnaleźć w art. 21 RODO.

Prawo do wniesienia skargi do organu regulacyjnego

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzanie niezgodnie z obowiązującym prawem przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:  Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Zbiory danych osobowych przetwarzane przez Getback nie są przetwarzane tylko w sposób zautomatyzowany, wywołujący dla osób, których dane znajdują się w zbiorach skutki prawne lub w podobny lub istotny sposób wpływających na nie. Zgodnie z rekomendacjami Grupy Roboczej Art. 29 za decyzje istotnie wpływające na osobę fizyczną uważa się także decyzje odnoszące się do sytuacji finansowej lub decyzji o zatrudnieniu. W Getback za każdym działaniem mającym wpływ na sytuację osoby fizycznej stoi człowiek, który niezależnie i obiektywnie oceni każdy przypadek.

Wnoszenie skarg i składanie wniosków

Jeżeli chcecie Państwo wnieść skargę dotyczącą traktowania przez nas Państwa danych osobowych, w tym skargę związaną z którymkolwiek ze wskazanych wyżej praw, możecie skontaktować się z odpowiednim Administratorem Danych Osobowych lub naszym Inspektorem Ochrony Danych.

Inspektor Ochrony Danych:

•                     adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

•                     adres korespondencyjny: Getback S.A. w restrukturyzacji, Inspektor Ochrony Danych, ul. Powstańców Śląskich 2-4, 53-333 Wrocław